Responsable del proceso
Persona con autoridad para explicar el flujo y validar hallazgos.
Mapa de Oportunidades KAVANT
Identifica qué proceso conviene automatizar primero.
El Diagnóstico KAVANT estudia un proceso concreto, documenta cómo funciona hoy, construye una línea base con la información disponible y recomienda si conviene automatizar, preparar condiciones o mantener el flujo actual.
Un proceso por diagnóstico
¿Qué tipo de proceso podemos analizar?
Conviene comenzar con un flujo que tenga responsables identificables, entradas y salidas observables y una fricción que pueda describirse sin asumir de antemano que necesita IA.
Buen candidato para diagnosticar
- Captura o transfiere información entre correos, documentos, hojas y sistemas.
- Incluye validaciones, conciliaciones, aprobaciones o seguimiento repetitivo.
- Tiene volumen, espera, errores o retrabajo que pueden observarse.
- Cuenta con un responsable que conoce reglas y excepciones.
Debe delimitarse primero
- La solicitud es “automatizar toda la empresa” sin escoger un flujo.
- No existe acuerdo sobre el problema o el resultado buscado.
- Nadie puede explicar las decisiones ni autorizar muestras.
- El proceso cambiará sustancialmente antes de poder observarlo.
Preparación
¿Qué necesitamos antes de iniciar?
No se requiere tener todos los datos perfectos. Sí necesitamos suficiente contexto para distinguir hechos, supuestos y vacíos de información.
Muestras representativas
Formatos, documentos o registros anonimizados, incluidos casos excepcionales.
Flujo conocido
Pasos, roles, reglas, aprobaciones y puntos donde suele detenerse.
Sistemas y fuentes
Herramientas utilizadas, propietarios, accesos y restricciones conocidas.
Datos operativos disponibles
Volumen, tiempos, incidencias o costos existentes, aunque sean parciales.
Condiciones de seguridad
Sensibilidad, contratos, permisos y políticas aplicables a la información.
Cómo se realiza
Observación, evidencia y decisión sobre un flujo real.
Un proceso estructurado en 5 etapas para auditar la viabilidad operativa antes de invertir en software o inteligencia artificial.
Delimitar
Acordamos inicio, fin, responsables, variantes, objetivos y decisiones clave que habilitará el diagnóstico.
Entregable: Ficha de alcanceObservar
Entrevistas y recorrido en piso para contrastar el proceso teórico con la ejecución diaria y sus excepciones.
Entregable: Mapa de flujo realMedir
Construcción de la línea base: tiempos de ciclo, volumen, cuellos de botella, costos y tasa de errores.
Entregable: Línea base y métricasEvaluar
Comparación de rutas: simplificación, reglas de software estándar, automatización de flujos o modelos de IA.
Entregable: Matriz de viabilidadDecidir
Sesión ejecutiva con dirección para entregar el dictamen documentado y la hoja de ruta con el siguiente paso.
Entregable: Dictamen y roadmapMedir antes de prometer
¿Qué puede incluir la línea base?
La selección depende del proceso y de la calidad de sus registros. Cuando un dato no existe, proponemos cómo capturarlo antes de calcular beneficios.
- Tiempo de ciclo y tiempo efectivo de trabajo.
- Volumen por periodo y demanda acumulada.
- Errores, retrabajos y correcciones.
- Tiempo de espera entre responsables o sistemas.
- Porcentaje y tipo de excepciones.
- Intervenciones, aprobaciones y transferencias manuales.
1Fuente
Registro, muestra u observación.
2Criterio
Definición y unidad de medida.
3Supuesto
Alcance, faltantes y limitaciones.
4Comparación
Punto de referencia para un piloto.
Entregables Concretos
¿Qué recibe la dirección al finalizar el diagnóstico?
El documento final separa hallazgos, evidencia, supuestos, riesgos y decisiones pendientes para que la dirección pueda elegir el siguiente paso.
1. Matriz de Impacto vs. Viabilidad
Mapa del proceso, cuellos de botella, reglas, excepciones, responsables, sistemas y puntos de control incluidos en el alcance.
Vista compartida del flujo actual.2. Línea Base y Métricas
Datos observados, método de cálculo, supuestos, vacíos y propuesta para comparar un cambio futuro.
Referencia medible, no promesa de resultado.3. Alternativas y Recomendación
Comparación entre simplificar, usar reglas, integrar, automatizar o explorar IA, con requisitos y riesgos de cada ruta.
Decisión: automatizar, preparar o no automatizar.4. Siguiente Paso
Requisitos, responsables, muestras, controles y métricas necesarios para simplificar el flujo o diseñar un piloto delimitado.
Ruta condicionada a las decisiones y dependencias identificadas.
Tres decisiones posibles
El diagnóstico también puede recomendar no automatizar.
La recomendación depende del problema, evidencia, estabilidad, riesgo y capacidad del equipo para operar el cambio.
Automatizar ahora
El flujo es suficientemente estable, existe evidencia utilizable, las excepciones pueden delimitarse y hay un responsable para validar.
Preparar primero
El valor potencial existe, pero faltan datos, reglas, permisos, estandarización, responsables o una decisión de seguridad.
No automatizar
El problema se resuelve mejor simplificando, cambiando una regla, usando una función existente o conservando criterio humano.
Preguntas frecuentes
Antes de diagnosticar un proceso.
El diagnóstico responde qué hacer con un proceso concreto. La consultoría organiza estrategia, gobierno y portafolio cuando existen varias áreas u oportunidades.
La duración se define después de delimitar variantes, fuentes, muestras y disponibilidad de responsables. No aplicamos un plazo universal a procesos distintos.
Priorizamos muestras anonimizadas o sintéticas cuando resultan suficientes. Si el alcance requiere información confidencial, primero se acuerdan accesos, tratamiento y controles aplicables.
Documentamos el vacío y proponemos una captura inicial. Las proyecciones se identifican como supuestos y no se presentan como resultados medidos.
No. El diagnóstico puede definir requisitos para un piloto, pero desarrollo, licencias, integraciones y soporte requieren un alcance y cotización posteriores.
Sí. Puede recomendar simplificar el proceso, configurar una herramienta existente, usar reglas deterministas, preparar datos o no intervenir todavía.
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